Звітність молодіжного центру
Що таке звітніть молодіжного центру?
Ймовірно, під час першого року роботи ви вже стикнулися з питаннями визнання вашої роботи на рівні громади. «Ми робимо такі важливі проєкти, а люди навколо наче не помічають нашого внеску в роботі з молоддю!». А іноді можливо, й сама команда в постійному марафоні заходів не розуміє кількість та цінність своїх досягнень.

Одним з найефективніших шляхів розв’язання цих питань є публічне звітування молодіжного центру, про яке і поговоримо в цьому блоці.

Публічний звіт – це презентація вашого успіху. Він є свідченням діяльності вашого центру в певний проміжок часу, підтверджує ефективність та фінансову спроможність. Також звіт зробить так, щоб Вас почула ваша молодь, влада та керівництво, ресурсодавці, волонтери, ЗМІ, прихильники та стейкхолдери вашого центру. А ще процес створення звіту дасть вашій команді уявлення про весь обсяг роботи, який Вам вдалося зробити.

А саме розглянемо питання:

1. Що таке публічний звіт молодіжного центру? Навіщо, перед ким та як часто звітувати МЦ?
2. Яку форму звітування краще обрати?
3. Що висвітлювати у звіті?
4. Як підготувати звіт і скільки часу на це потрібно? В контексті цього поговоримо про таку важливу річ, як облік кількісних та якісних показників.

Як вірно підготувати звіт та прозвітувати за роботу молодіжного центру?
відео
експертки
Ольга Шелест
Тренерка молодіжних та соціальних
програм і проєктів
00
За останні два роки в Україні стрімко зростає кількість молодіжних центрів та просторів, що почали підсумовувати свою річну діяльність публічними звітами. Це дає надію, що сфера молодіжної роботи буде ставати більш зрозумілою не тільки для молодіжних працівників та активної молоді, а й для всіх жителів великих та малих громад, влади тощо. А за цим прийде визнання, співпраця та гідне фінансування.
Поради щодо оформлення звіту
01
По-перше, варто зрозуміти, що публічний звіт – це презентація вашого успіху. Він є свідченням діяльності вашого центру в певний проміжок часу, підтверджує ефективність та фінансову спроможність. Також звіт зробить так, щоб вас почула ваша молодь, влада та керівництво, ресурсодавці, волонтери, ЗМІ, прихильники та стейкхолдери вашого центру. А ще процес створення звіту дасть вашій команді уявлення про весь обсяг роботи, який вам вдалося зробити.

Отож, Ви почули відповідь на перше запитання – «Для кого звітувати?».

А зараз розберемося «Навіщо?».
По-перше, щоб проаналізувати, а потім презентувати власну діяльність, проінформувати громаду про ваші досягнення та внесок в її розвиток, залучити нову молодь та ресурсодавців і подякувати тим, хто вже з вами. І, по друге, ви продемонструєте свою значущість та надійність й покажете плани на наступний етап.

«Наскільки часто звітувати?» – можете запитати ви.
Річний звіт нагадує людям мету створення, місію, команду, основні напрямки діяльності, а вже потім знайомить з результатами за рік, фінансовими показниками та наступними планами. Піврічний, квартальний та щомісячний звіти мають бути більш сфокусованими на кількісних та якісних показниках й розповідати ваші результати за певний проміжок часу. Ще може бути ситуативний звіт, який підсумовує результати конкретного проєкту або значущої події.

02
Сподіваюся, що після цієї інформації ви подумали, що все-таки, напевно, варто звітувати. Тож наступне логічне запитання: «Яку форму звіту краще обрати, щоб не робити ті довгі текстові документи?». Форм є декілька і вибір залежить від того, для кого буде звіт і яким каналом комунікації ви його доставите отримувачу. Офіційний звіт для влади, який треба передати у паперовому варіанті, таки має бути описовим – це текст, таблички та діаграми.

А для публічних звітів для молоді, партнерів, ресурсодавців можна використати більш маркетинговий підхід. Варіанти на ваш вибір: електронний pdf документ з фото та графікою, слайди в спеціальному редакторі, відеозвіт в Youtube, звіт-пост, інтерактивний звіт через безкоштовні сервіси Tilda або Mailchimp з “клікабельними” посиланнями чи друкована брошура. Електронні звіти Ви можете відправити файлом або покликанням на пошту, або в особисті повідомлення, або опублікувати в соцмережах чи віддати яскраву брошуру безпосередньо в руки*.

Коли Ви вже розумієте для кого звітувати та в якому вигляді, то можна подумати, яку саме інформацію подавати та як її структурувати.

На цьому етапі важливе розуміння, що потрібно зробити текст стислим, але передати максимум ваших досягнень. Фото, що створюють візуальне зображення діяльності, повинні бути ретельно відібрані, щоб справити відповідне враження і відчуття присутності на місці подій. А факти й цифри мають бути точними. Я пропоную розглядати елементи звіту, як Кубик Рубика, який можна складати по-різному.
Але перед початком цієї цікавої гри треба ознайомитися з поняттями «кількісних та якісних показників», як основних соціальних доказів вашої діяльності, без яких звіт не буде повним.

🔢 Кількісні показники – це все, що можна порахувати: кількість відвідувачів (залученої молоді), кількість заходів, кількість програм/проєктів, кількість наданих послуг, кількість зустрічей клубів, кількість залучених ресурсів, кількість партнерів, кількість залучених волонтерів, охоплення в соцмережах. Серед менш класичних можна порахувати охоплення населених пунктів (географія роботи), кількість країн, з якими співпрацювали, загальну площу приміщень, кількість літрів кави, яку випили під час підготовки заходів тощо.

💛 Якісні показники – це все, що можна описати словами. Пропоную подумати над збором таких фактів, як вирішені проблеми, зміни в житті цільової аудиторії (до та після), історії успіху, відгуки, висновки досліджень, коментарі партнерів та волонтерів, кейси поширення вашого досвіду, нагороди, перемоги тощо.

Я пропоную організувати звіт в наступному порядку:

  • Місія вашого молодіжного центру;
  • Історія створення та цінності центру (якщо є щось цікаве, чим поділитися);
  • Склад команди (додавши фото тих святих людей);
  • Інфографіка з кількісними показниками;
  • (в принципі, якщо людина не схоче читати далі, то основну інформацію вона вже отримала)
  • Фінансові показники. Тут висвітлюємо скільки ресурсів/грошей залучено і на які основні статті вони витрачені (це про інфографіку, а не про чеки та податкові декларації);
  • Досягнення по основних програмах (коротко). Саме тут можна показувати історії успіху та зміни, які відчули ваші відвідувачі, їхні цитати й інші якісні показники;
  • Інформація про партнерів (тут і коментарі, і подяки, і плашки з логотипами партнерів);
  • Плани на наступний період (щоб показати, що ви крокуєте далі);
  • Контакти та як взяти участь у вашій діяльності для тих, хто зі звіту надихнувся на це.

На початку варто зробити титульну сторінку, а потім, як в модних журналах, можна зробити короткий вступ від директора і в декількох словах описати, чим був незвичайний ваш рік або місяць, за який звітуєте. Зміст розміщувати необов’язково, але можна, якщо звіт понад 5-7 сторінок. Урізноманітнити ваш звіт можна рубриками: молода людина року, несподіванка року, 3 виклики цього року, з якими ми впоралися, волонтер року тощо.

Зразок звіту від молодіжного центру Волині

Зразок звіту від молодіжного центру Paragraph

03
Останнє логічне запитання: «Скільки часу це все займає і з чого почати?»

Відповідаю. Оскільки в будь-якому звіті хронологічно подається ваша історія за певний період, то збирати інформацію потрібно постійно. Важко повернутися та відтворити інформацію річної давнини або знайти потрібне фото з заходу в телефоні волонтера, який вже і не волонтер навіть.

Тому 1 пункт у підготовці звіту – вести облік показників, збирати цитати та історії успіху й складати фотографії по теках в хронологічному порядку потрібно постійно! Долучаємо систему обліку показників молодіжного центру «СМАРТ» (Слобожанська ОТГ Дніпропетровської області)

Звіт про роботу молодіжного центру СМАРТ Звіт про роботу молодіжного центру СМАРТ

 

 Політика моніторингу

 

Додаток

 

Пункт 2 – підготовка звіту. Потрібно буде обрати форму звіту та опанувати програму, через яку будете звіт створювати (або приєднати послуги дизайнера), підібрати фото та опрацювати цифри, викласти це все за затвердженою попередньо структурою. На це потрібно 10-25 годин часу однієї людини. Це приблизний час і він залежить від обсягу діяльності, яку висвітлюєте, навичок людини та порядку в архівах.

Пункт 3 – оприлюднення та розповсюдження звіту. Завжди цікаво, щоб якомога більше людей ознайомилися зі звітом, тому не шкодуйте часу на розповсюдження. Пам’ятайте також, що презентація звіту може стати офлайн чи онлайн подією, куди можна запросити ваших прихильників. Річний звіт можна робити не на передодні Нового року, а в день народження центру (це хороший привід для масштабної події та запрошення гостей). Необов’язковий 4 пункт – збір зворотного зв’язку про ваш звіт. Час від часу запитуйте у отримувачів, чи читають звіт, що ще цікаво там побачити та покращуйте свої звіти.

Як ви почули, публічний звіт – це не так вже й важко, але вкрай важливо. Люди готові будуть підтримувати вас фінансово тоді, коли побачать, що ви використовуєте ресурси раціонально та на ефективну молодіжну роботу. А молодь може побачити, що у вас цікаво та корисно. Публічний звіт може стати визначальним фактором.

Розробка звіту може бути довготривалою перші кілька разів, проте він стане вашою візитною карткою для потенційних партнерів та молоді й може цілий рік слугувати гарним маркетинговим інструментом.

А хто з вас зараз вирішив почати звітувати?

Приклади успішних звітувань центрів
01
Як звітує Молодіжний центр Параграф? (місто Івано – Франківськ)

Paragraph – перший молодіжний центр Івано-Франківська, створений студентами для потреб молоді, але відкритий для всіх охочих. Він є громадської форми власності та розміщений на території Прикарпатського національного університету імені Василя Стефаника.

Місія центру – єднати, розвивати та підсилювати молодь Івано-Франківська через неформальну освіту, змістовне дозвілля та підтримку молодіжних ініціатив.

Центр має систему звітність, яку презентує для своїх цільових аудиторій. Радимо ознайомитися із відео.

02
Як звітує Молодіжний центр СМАРТ? (Слобожанська ТГ)
Молодіжний центр “СМАРТ” працює у Слобожанській ТГ, що поблизу міста Дніпро. Місією молодіжного центру «СМАРТ» є підвищення активності громадян Слобожанської громади, шляхом надання необхідних знань та навичок для забезпечення сталого розвитку громади.

Напрямки, за якими працює молодіжний центр:

  •  надання необхідних знань та навичок жителям ОТГ для участі у локальному та загальнонаціональному житті країни;
  •  впровадження технологій е-демократії на локальному рівні;
  •  виховання еко-свідомої молоді, покращення екології;
  •  організація навчання у сфері громадянської та позашкільної освіти;
  •  розвитку волонтерства;
  •  створення майданчику для успішної взаємодії органів влади, бізнесу, громадськості, обміну досвідом, спілкування і співпраці жителів ОТГ.

Центр розробив дуже деталізовану систему звітування за свою роботу. Деталі у відео.