За останні два роки в Україні стрімко зростає кількість молодіжних центрів та просторів, що почали підсумовувати свою річну діяльність публічними звітами. Це дає надію, що сфера молодіжної роботи буде ставати більш зрозумілою не тільки для молодіжних працівників та активної молоді, а й для всіх жителів великих та малих громад, влади тощо. А за цим прийде визнання, співпраця та гідне фінансування.

По-перше, варто зрозуміти, що публічний звіт – це презентація вашого успіху. Він є свідченням діяльності вашого центру в певний проміжок часу, підтверджує ефективність та фінансову спроможність. Також звіт зробить так, щоб вас почула ваша молодь, влада та керівництво, ресурсодавці, волонтери, ЗМІ, прихильники та стейкхолдери вашого центру. А ще процес створення звіту дасть вашій команді уявлення про весь обсяг роботи, який вам вдалося зробити.

Отож, Ви почули відповідь на перше запитання – «Для кого звітувати?».

А зараз розберемося «Навіщо?».
По-перше, щоб проаналізувати, а потім презентувати власну діяльність, проінформувати громаду про ваші досягнення та внесок в її розвиток, залучити нову молодь та ресурсодавців і подякувати тим, хто вже з вами. І, по друге, ви продемонструєте свою значущість та надійність й покажете плани на наступний етап.

«Наскільки часто звітувати?» – можете запитати ви.
Річний звіт нагадує людям мету створення, місію, команду, основні напрямки діяльності, а вже потім знайомить з результатами за рік, фінансовими показниками та наступними планами. Піврічний, квартальний та щомісячний звіти мають бути більш сфокусованими на кількісних та якісних показниках й розповідати ваші результати за певний проміжок часу. Ще може бути ситуативний звіт, який підсумовує результати конкретного проєкту або значущої події.

Сподіваюся, що після цієї інформації ви подумали, що все-таки, напевно, варто звітувати. Тож наступне логічне запитання: «Яку форму звіту краще обрати, щоб не робити ті довгі текстові документи?». Форм є декілька і вибір залежить від того, для кого буде звіт і яким каналом комунікації ви його доставите отримувачу. Офіційний звіт для влади, який треба передати у паперовому варіанті, таки має бути описовим – це текст, таблички та діаграми.

А для публічних звітів для молоді, партнерів, ресурсодавців можна використати більш маркетинговий підхід. Варіанти на ваш вибір: електронний pdf документ з фото та графікою, слайди в спеціальному редакторі, відеозвіт в Youtube, звіт-пост, інтерактивний звіт через безкоштовні сервіси Tilda або Mailchimp з “клікабельними” посиланнями чи друкована брошура. Електронні звіти Ви можете відправити файлом або покликанням на пошту, або в особисті повідомлення, або опублікувати в соцмережах чи віддати яскраву брошуру безпосередньо в руки*.

Коли Ви вже розумієте для кого звітувати та в якому вигляді, то можна подумати, яку саме інформацію подавати та як її структурувати.

На цьому етапі важливе розуміння, що потрібно зробити текст стислим, але передати максимум ваших досягнень. Фото, що створюють візуальне зображення діяльності, повинні бути ретельно відібрані, щоб справити відповідне враження і відчуття присутності на місці подій. А факти й цифри мають бути точними. Я пропоную розглядати елементи звіту, як Кубик Рубика, який можна складати по-різному.
Але перед початком цієї цікавої гри треба ознайомитися з поняттями «кількісних та якісних показників», як основних соціальних доказів вашої діяльності, без яких звіт не буде повним.

🔢 Кількісні показники – це все, що можна порахувати: кількість відвідувачів (залученої молоді), кількість заходів, кількість програм/проєктів, кількість наданих послуг, кількість зустрічей клубів, кількість залучених ресурсів, кількість партнерів, кількість залучених волонтерів, охоплення в соцмережах. Серед менш класичних можна порахувати охоплення населених пунктів (географія роботи), кількість країн, з якими співпрацювали, загальну площу приміщень, кількість літрів кави, яку випили під час підготовки заходів тощо.

💛 Якісні показники – це все, що можна описати словами. Пропоную подумати над збором таких фактів, як вирішені проблеми, зміни в житті цільової аудиторії (до та після), історії успіху, відгуки, висновки досліджень, коментарі партнерів та волонтерів, кейси поширення вашого досвіду, нагороди, перемоги тощо.

Я пропоную організувати звіт в наступному порядку:

• Місія вашого молодіжного центру;
• Історія створення та цінності центру (якщо є щось цікаве, чим поділитися);
• Склад команди (додавши фото тих святих людей);
• Інфографіка з кількісними показниками;
• (в принципі, якщо людина не схоче читати далі, то основну інформацію вона вже отримала)
• Фінансові показники. Тут висвітлюємо скільки ресурсів/грошей залучено і на які основні статті вони витрачені (це про інфографіку, а не про чеки та податкові декларації);
• Досягнення по основних програмах (коротко). Саме тут можна показувати історії успіху та зміни, які відчули ваші відвідувачі, їхні цитати й інші якісні показники;
• Інформація про партнерів (тут і коментарі, і подяки, і плашки з логотипами партнерів);
• Плани на наступний період (щоб показати, що ви крокуєте далі);
• Контакти та як взяти участь у вашій діяльності для тих, хто зі звіту надихнувся на це.

На початку варто зробити титульну сторінку, а потім, як в модних журналах, можна зробити короткий вступ від директора і в декількох словах описати, чим був незвичайний ваш рік або місяць, за який звітуєте. Зміст розміщувати необов’язково, але можна, якщо звіт понад 5-7 сторінок. Урізноманітнити ваш звіт можна рубриками: молода людина року, несподіванка року, 3 виклики цього року, з якими ми впоралися, волонтер року тощо.

Зразок звіту від молодіжного центру Волині

Зразок звіту від молодіжного центру Paragraph